Защита коммерческой тайны

Защита коммерческой тайны помогает компании сохранить клиентские базы, финансовые показатели, технологии, бизнес-модели, цены, условия работы с поставщиками, внутреннюю аналитику и другие сведения, раскрытие которых может причинить убытки или усилить конкурентов.

Утечка информации может произойти по разным причинам. Сотрудник увольняется и забирает базу клиентов, подрядчик передает материалы третьим лицам, партнер использует полученные сведения в собственном проекте, менеджер отправляет документы на личную почту, а бывший руководитель раскрывает условия договоров новому работодателю.

Само по себе указание в трудовом или коммерческом договоре на конфиденциальность не всегда создает полноценную правовую защиту. Чтобы требовать ответственность за разглашение, компания должна определить, какая информация охраняется, кому и на каких условиях предоставляется доступ, как она хранится, передается, копируется и уничтожается.

Режим коммерческой тайны в компании представляет собой систему юридических, организационных и технических мер. Она должна соответствовать реальным процессам бизнеса. Если положение существует только на бумаге, а сотрудники свободно пересылают документы, используют общие пароли и не ведут учет доступа, доказать нарушение будет значительно сложнее.

Положение о коммерческой тайне устанавливает общие правила работы с защищаемой информацией. В нем определяются категории сведений, уровни доступа, обязанности сотрудников, порядок передачи документов, использование корпоративных систем, хранение файлов, действия при увольнении и ответственность за нарушение режима.

Отдельно составляется перечень информации, составляющей коммерческую тайну. В него могут входить:

• клиентские и партнерские базы;
• индивидуальные условия договоров;
• закупочные цены и коммерческие предложения;
• финансовые планы и управленческая отчетность;
• технологии и производственные процессы;
• программный код и техническая документация;
• бизнес-планы и маркетинговые стратегии;
• методики расчета и внутренние инструкции;
• сведения о переговорах и будущих сделках;
• данные о поставщиках и логистических схемах;
• результаты исследований и разработки;
• непубличная информация о продукции.

Не все сведения можно отнести к коммерческой тайне. Перед утверждением перечня юрист проверяет, допускает ли закон ограничение доступа к конкретной информации. Чрезмерно широкий перечень, в котором секретными объявлены практически все документы компании, может оказаться неудобным и слабым с точки зрения доказывания.

Соглашение о конфиденциальности используется в отношениях с партнерами, подрядчиками, разработчиками, консультантами, инвесторами и потенциальными покупателями бизнеса. В документе определяются состав защищаемой информации, разрешенные цели использования, срок конфиденциальности, порядок возврата материалов и последствия нарушения.

Договор NDA должен учитывать конкретную ситуацию. Соглашение для переговоров с инвестором отличается от документа с IT-разработчиком, рекламным агентством, производственным подрядчиком или сотрудником. Универсальный шаблон часто не отражает, какие именно сведения передаются и как можно доказать факт их разглашения.

Юрист по защите конфиденциальной информации помогает не только подготовить документы, но и внедрить работающую систему. Для этого анализируются информационные потоки компании, круг сотрудников и контрагентов, способы хранения данных, корпоративные сервисы, трудовые договоры, должностные обязанности и действующие соглашения.

Юридическая помощь включает:

• аудит действующей системы конфиденциальности;
• определение защищаемых категорий информации;
• подготовку перечня коммерческой тайны;
• разработку положения о коммерческой тайне;
• подготовку приказов и форм ознакомления;
• разработку NDA для сотрудников и контрагентов;
• включение условий конфиденциальности в договоры;
• разработку правил предоставления доступа;
• подготовку журнала или иной системы учета доступа;
• оформление маркировки защищаемых документов;
• разработку процедуры увольнения сотрудников;
• подготовку действий при утечке информации;
• взыскание убытков и защита интересов в суде.

Какие документы необходимы компании

Положение о коммерческой тайне

Основной внутренний документ, который устанавливает режим защиты. В нем определяются правила допуска к информации, обязанности работников, порядок хранения, передачи, копирования и уничтожения документов.

Положение должно соответствовать реальной структуре компании и используемым информационным системам.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

В перечне конкретно указывается, какую информацию компания считает конфиденциальной. Формулировки должны позволять сотруднику понять, какие документы и сведения нельзя раскрывать.

Приказ о введении режима

Руководитель утверждает положение, перечень защищаемых сведений, ответственных лиц и дату начала действия режима.

Документы об ознакомлении работников

Сотрудники, получающие доступ к коммерческой тайне, должны быть ознакомлены с перечнем сведений, правилами режима и ответственностью за нарушение.

Факт ознакомления необходимо документально подтвердить.

Условия в трудовых договорах

В трудовые договоры, дополнительные соглашения и должностные инструкции включаются обязанности по сохранению конфиденциальности с учетом функций конкретного работника.

Соглашения с контрагентами

NDA или разделы о конфиденциальности включаются в договоры с подрядчиками, разработчиками, консультантами, агентствами, поставщиками и другими лицами, которым передаются непубличные сведения.

Порядок учета доступа

Компания должна понимать, кто получает защищаемую информацию, на каком основании, в каком объеме и на какой срок. Способ учета зависит от размера бизнеса и используемых систем.

Формы маркировки документов

На материальные носители и документы, содержащие коммерческую тайну, наносится соответствующий гриф с указанием обладателя информации.

Документы при увольнении

При прекращении трудовых отношений необходимо закрыть доступ к системам, вернуть носители и оборудование, зафиксировать передачу документов и напомнить сотруднику о сохраняющихся обязанностях.